In dit Privacy Protocol heeft de Stichting Speelgoedbank Zeeland het beleid vastgelegd hoe de organisatie omgaat met persoonsgegevens en de vastlegging daarvan. Dit protocol is opgesteld conform de nieuwe wetgeving Algemene Wet Gegevensbescherming die ingaat per 25 mei 2018. Met dit protocol voldoet de stichting Speelgoedbank Zeeland aan de wettelijke eisen die zijn gesteld in bovengenoemde wet. Alle persoonsgegevens die worden verzameld door de Stichting Speelgoedbank Zeeland worden uitsluitend gebruikt voor de doelstelling waarvoor zij verzameld worden. De gegevens worden nooit gebruikt voor andere doelstellingen of verstrekt aan derden.
Welke informatie wordt vastgelegd.
De Stichting Speelgoedbank Zeeland legt de volgende gegevens vast. Per informatiegroep wordt verderop in dit protocol toegelicht hoe de informatie wordt vastgelegd.
- Informatie van donateurs.
- Informatie van klanten.
- Informatie van vrijwilligers.
De Stichting Speelgoedbank Zeeland maakt geen gebruik van geadresseerde mailings en leveranciers die persoonsgegevens daarvoor krijgen aangeleverd.
Vastlegging informatie.
Alle informatie wordt vastgelegd op een eigen laptop met externe harde schijf van de Stichting Speelgoedbank Zeeland. Deze laptop en externe harde schijf zijn ten allen tijde aanwezig in het afgesloten kantoor van de Stichting Speelgoedbank Zeeland aan de Lange Zelke 17, 4381 EW te Vlissingen. De laptop staat in een afgesloten kantoor waarvan 2 bestuursleden een sleutel hebben. Naast de digitale vastlegging vindt de archivering van formulieren met persoonsgegevens plaats in het kantoor van de stichting op bovengenoemde adres.
Informatie van Donateurs
De Stichting Speelgoedbank Zeeland vermeldt geen persoonsgegevens van donateurs op haar website of in andere nieuwsuitingen tenzij door de donateur schriftelijk toestemming is gegeven. Indien donateurs zijn vermeld op onze website of in andere nieuwsuitingen, kan de persoon ten allen tijde een verzoek indienen om de informatie te wijzigen en/of te verwijderen. Dit verzoek kan worden ingediend op de volgende manieren:
- via de email
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. - via een brief gericht aan het bestuur van de Stichting Speelgoedbank Zeeland
- telefonisch via één van de bestuursleden
Van wijziging en/of verwijdering zal schriftelijk een bevestiging aan de verzoeker worden verzonden. De wijziging en/of verwijdering zal uiterlijk binnen 5 werkdagen plaatsvinden.
Informatie van klanten
De Stichting Speelgoedbank rekent tot haar klanten, de huishoudens die door middel van een verwijsbrief naar de stichting worden doorverwezen om gratis speelgoed te verkrijgen. Deze verwijsbrieven worden door erkende verwijzers in overleg met de klant ingevuld, ondertekend en/of voorzien van een stempel van betreffende organisatie. De verwijsbrief wordt door de Stichting Speelgoedbank maximaal één maand bewaard en daarna vernietigd. De verwijsbrieven worden die maand in het afgesloten kantoor bewaard.
Afmelden
Indien de klant wenst dat zijn/haar gegevens niet meer mogen worden gebruikt en of vastgelegd door de Stichting Speelgoedbank Zeeland, kan de klant ten allen tijde een verzoek indienen om de informatie te verwijderen en/of te wijzigen.
Dit verzoek kan worden ingediend op de volgende manieren:
- via de email
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. - via een brief gericht aan het bestuur van de Stichting Speelgoedbank Zeeland
- telefonisch via één van de bestuursleden
Van wijziging en/of verwijdering zal schriftelijk een bevestiging aan de verzoeker worden verzonden. De wijziging en/of verwijdering zal uiterlijk binnen 5 werkdagen plaatsvinden, inclusief de vernietiging van de Verwijsbrief na verzoek van verwijdering uit de bestanden.
Informatie van Vrijwilligers
De Stichting Speelgoedbank Zeeland werkt uitsluitend met vrijwilligers. Vrijwilligers melden zich aan via de email of fysiek in onze winkel. Na mondelinge aanmelding of aanmelding via email, wordt de potentiële vrijwilliger verzocht het aanmeldingsformulier in te vullen.
Op dit formulier worden de volgende gegevens vastgelegd:
- Naam en Familienaam
- Adres, Postcode en Woonplaats
- Telefoonnummer
- Emailadres
- Dagen dat een vrijwilligers werkzaam wil zijn bij de Speelgoedbank
- Taken die de vrijwilliger wenst uit te voeren.
De vastgelegde informatie wordt uitsluitend gebruikt om de vrijwilliger persoonlijk te informeren over situaties en informatie die voor de desbetreffende vrijwilliger van toepassing is.
Meldt de vrijwilliger zich aan dan wordt een vrijwilligerscontract opgemaakt in tweevoud. In dit contract staan de algemene huisregels alsmede de naam van de vrijwilliger. Een exemplaar van het vrijwilligerscontract wordt samen met het aanmeldingsformulier in een map op alfabetische volgorde bewaard.
Op het moment dat na een kennismakingsgesprek een potentiële vrijwilliger besluit niet bij de Speelgoedbank Zeeland te komen werken, wordt het aanmeldingsformulier voor vrijwilligers direct vernietigd.
Op het moment dat een vrijwilliger zijn of haar werkzaamheden beëindigd zullen het aanmeldingsformulier voor vrijwilligers en het vrijwilligerscontract per direct worden vernietigd.
Bij informatieverstrekking voor de gehele groep vrijwilligers per email zullen de emailadressen uitsluitende via de BCC adressering worden verzonden.
Maandelijks worden de voornamen van de vrijwilligers vermeld op het maandrooster.
Afmelden
Indien de vrijwilliger wenst dat zijn/haar gegevens niet meer mogen worden gebruikt en of vastgelegd door de Stichting Speelgoedbank Zeeland, kan de vrijwilliger ten allen tijde een verzoek indienen om de informatie te wijzigen en of te verwijderen.
Dit verzoek kan worden ingediend op de volgende manieren:
- via de email
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. - via een brief gericht aan het bestuur van de Stichting Speelgoedbank Zeeland
- telefonisch via één van de bestuursleden
Van wijziging en/of verwijdering zal schriftelijk een bevestiging aan de verzoeker worden verzonden. De wijziging en/of verwijdering zal uiterlijk binnen 5 werkdagen plaatsvinden, inclusief de vernietiging van de aanmeldingsbrief voor vrijwilligers. Na verwijdering van de informatie kan de vrijwilligers geen vrijwilligerswerk meer uitvoeren voor de Stichting Speelgoedbank Zeeland.
Tenslotte
Dit Privacy Protocol is opgesteld en goedgekeurd door het bestuur van de Stichting Speelgoedbank Zeeland. Indien betrokkenen vragen hebben over dit protocol kan contact worden opgenomen met de stichting via:
- email
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. - per post op adres : Noordweg 335 4333KA Middelburg
- telefonisch of nummer 06-24550395
Dit protocol zal jaarlijks worden geëvalueerd en bijgesteld indien nodig. Noodzakelijke aanpassingen zullen direct worden doorgevoerd.
